Todos los acuerdos tomados por la junta general y por el consejo de administración deben constar obligatoriamente en un libro, denominado libro de actas. Las actas sólo pueden ser transcritas al libro de actas una vez son aprobadas y firmadas.
El libro de actas debe ser legalizado, y desde el 29-9-2014, los libros de llevanza obligatoria por las sociedades mercantiles y, por tanto, entre ellos, el libro de actas han de: cumplimentarse en soporte electrónico; ser legalizados tras su cumplimentación dentro de los cuatro meses siguientes al cierre social; y ser presentados telemáticamente en el RM competente por razón del domicilio social para su legalización.
El libro de actas debe ser llevado con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras, y suele custodiarse en el domicilio social.
El libro de actas debe ser conservado por la sociedad durante un periodo de seis años, a partir de la fecha en que conste aprobada la última acta en él transcrita, y ello no exime del deber de conservar los originales de aquéllas por igual período de tiempo y a partir de sus respectivas fechas de aprobación. Este plazo de conservación rige incluso en caso de cese de la actividad social.
En caso de disolución de la sociedad, y junto con la correspondiente escritura pública y la restante documentación social, el libro de actas se ha de depositar en el RM del domicilio social, salvo que en la escritura los liquidadores asuman el deber de conservación durante el plazo de seis años a contar desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad.
En el supuesto de depósito del libro en el Registro Mercantil, el registrador mercantil se halla asimismo obligado a conservarlo, junto con la restante documentación, durante los seis años siguientes a la fecha del asiento de cancelación de la sociedad.